Donny A Kurnianto SE MM, Kepala Subbag Protokol, Bag. Humas Set. DPRD Jateng.(foto: azam assin)
SEMARANG – Hadir aplikasi sebagai pengembangan layanan publik milik Sekretariat DPRD Jateng. Namanya SITAMAN. Ya itulah nama aplikasi yang ditujukan kepada masyarakat supaya tak ribet dalam urusan permohonan surat menyurat perizinan akses bertamu di Gedung Berlian.
“Selama ini segala permohonan bertamu terutama kepada DPRD Jawa Tengah baik itu audensi, studi komparasi, edukasi (parlemen tur/studi tur), termasuk mau unjuk rasa melalui surat yang dikirim kepada Sekretariat. Kami ingin permohonannya lebih dipermudah melalui sebuah aplikasi yang bisa diakses oleh semua khalayak melalui personal computer (PC)/ laptop dan telepon pintar (smartphone),” ucap Kepala Subbagian Protokol Bag. Humas Sekretariat DPRD Jateng, Donny A Kurnianto, SE MM.
SITAMAN atau Sistem Informasi Tamu Gedung Berlian dijelaskannya, hadir dari hasil identifikasi masalah dan analisis dampak perubahan pada tiap komponen serta adopsi adaptasi hasil studi lapangan. Terlebih lagi, pengembangan aplikasi web tersebut menjadi salah bagian dari 10 program prioritas Pj Gubernur 2024 yakni pengembangan layanan publik dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
“Selama ini kami berkutat pada hal prosedur atau tindakan terperinci (protokol) di Gedung DPRD Jateng ini belum ada sistem yang terintegrasi dalam pengelolaan tamu berkunjung di Kantor DPRD Provinsi Jawa Tengah. Pencatatan tamu berkunjung masih secara manual, maka pada kesempatan ini kami mengajukan aksi perubahan berupa Pengelolaan Kehadiran Tamu Gedung Berlian melalui Sistem Informasi (web based) di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Tengah,” jelas Donny yang juga penggagas aplikasi tersebut.
Pada aplikasi itu, segala permohonan akan terinput secara otomatis pada admin data. Cara mengaksesnya, kata dia, masyarakat tinggal mengklik laman https://dprd.jatengprov.go.id/sitaman. atau pindai (scan) QR Code.
Bagaimana cara mengisinya? Mudah kok. Dijelaskannya, setelah mengklik alamat laman tersebut, maka pada halaman depan pemohon diminta mengisi nomor whatsApp (WA) atau nomor telepon atau email. Selanjutnya klik pada tombol daftar. Akan muncul form online untuk diisi berupa nama instansi, nara hubung (contact person), email, tanggal berkunjung, jam, jumlah peserta berkunjung. Untuk jenis kunjungan, bisa dipilih yakni kunjungan dinas, studi banding, studi tiru, parlement tour, audensi, demontrasi. Pemohon juga wajib mengiisikan maksud serta tujuan.
“Supaya protokol kunjungan tetap berlaku sesuai prosedur maka pihak pemohon menyertakan surat yang sudah dilegalkan berupa cap/stempel beserta tanda tangan pihak penanggungjawab (ketua/kepala instansi atau lembaga). Surat tersebut selanjutnya dipindai atau di-scan untuk di-upload pada kolom yang disediakan. Bila sudah lengkap tinggal dikirim,” urai Donny.
“Semua tinggal klik. Maka mendaftar, meregistrasi dapat dipermudah di manapun maupun kapan pun. Harapannya DPRD Jawa Tengah ini bisa menjadi Lembaga yang terbuka, welcome kepada siapa saja, masyarakat dengan mudah. Aplikasi ini sudah mendapat dukungan dari Sekretaris DPRD untuk nanti diintegrasikan dengan program Sipelawan,” ucapnya.(con/priyanto)
